第9章,邮件合并与打印

邮件合并就是合并主文档和数据源,用数据源(一般为excel数据表)中的数据替换主文档(各文档中的相同部分)中的数据域,从而快速创建具有固定格式的批量文档.

1. 在主文档中打开数据源.

邮件选项卡>选择收件人>使用现有列表>选取数据源.

2. 插入合并域

将光标定位在需要添加合并域的位置,在邮件选项卡中打开插入合并域列表,在列表中选择需要插入的数据源字段.

3. 合并数据源和主文档

到了最后一步了,在邮件选项卡最右侧的完成组中打开完成并合并下拉列表中选择合并的范围.

姓名:王某

性别:男

年龄:18

Tel:18871788373

对于主文档,我们可以将其保存起来,以后只需要更改数据源文件中的数据就可以创建出不同的文档了.

Q 关于数据源的创建

创建数据源主要有两种方法:用word表格和excel数据表.

对于word表格来说,该文档只能包含一个数据表,表格的首行必须包括标题,其他行必须包含要合并的数据.对excel也是相同的要求,不同的是excel可以有多张表格,可以选择使用其中某一张表格作为数据源.

Q 打印前需要预览

word2010取消了独立的打印和打印预览按钮,与打印相关的内容集成在了文件菜单的打印选项下,按Ctrl+P组合键可以打开打印界面.

打印界面分为左右两部分,左边是打印设置,右边是打印预览.打印设置被分为三栏,第一栏为打印按钮和设置打印数量的份数,,当设置好所有参数并预览满意后即可按打印按钮开始打印;第二栏为打印机的选择,关于打印机的安装建议在Windows的”控制面板”上操作;第三栏为打印项目的具体设置.

Q 打印范围的设置

1,3-5,8表示打印1,3,4,5,8.

如果在页码范围内要输入节符号,首先文档必须有分节,word用s表示节,用p表示段,例如p1s3-p8s3表示打印第3节的第1页到第3节的第8页.

Q 逆序打印文档

在打印文档是,常常会出现最前面一页放在最后面,而最后面的一页放在最上面的情况,这给装订带来麻烦,为解决这个问题,可以设置为逆序打印:在word选项的高级选项的打印栏中勾选”逆序打印文档”.这样设置之后word就会从后面往前打印文档.

Q 如何取消打印文档的附加信息

有时候在打印文档时不知道什么原因打印出了文件属性,隐藏文字等,如何取消这些内容呢?

打开word选项>显示栏,在打印选项组中取消对一些不需要打印内容的选择.

Q 处理在打印长文档时的等待问题

当打印的文档很长时,在打印的很长一段时间内不能进行其他工作,如果不想等待,可以使用后台打印功能,使用了后台打印功能后,在打印的同时,可以进行其他工作,但是打印的速度会变慢.

Word选项>高级>打印>后台打印.

Q 处理打印时的省墨问题

如果要打印的文件并不很重要,那么没必要使用那么高的打印精度,因为打印精度越高,速度越慢,墨耗越高.因此不妨试试省墨打印.

文件>打印>打印机属性>高级>打印机功能,选择启用省碳粉模式

打印机属性对话框,会因打印机型号不同而有所差异.设置好,会明显发现打印速度变快,碳墨使用时间变长.

Q 如何取消打印

在打印过程中,如果打印出错,需要立即停止打印,那么可以将打印任务取消或停止.

1在Windows任务栏的通知区域中用鼠标双击打印图标,打开打印任务窗口.

2右击正在打印的文件,在弹出菜单中选择暂停或取消命令.

Q 解决无法再打印预览中编辑的问题

在老版的word中,可以直接在打印预览模式中对文件进行修改,可是在word2010中,默认情况下是不能直接编辑的.这样如果在预览的时候发现需要修改就很不方便.解决方法如下:

1Word选下>快速访问工具栏,在左边方框中选择所有命令中的打印预览编辑模式.单击添加,然后确定.

2设置完后,单击快速访问工具栏中的打印预览编辑模式按钮,进入该模式后,在功能区中取消勾选放大镜复选框,就可以在文档中编辑了.

Q 如何在没有安装word的计算机上打印文档

我们常常会遇到这样的情况:想打印一个文档,但是本机上没有安装打印机,而有打印机的电脑上又没有安装word.怎么办?

1我们可以在打印项中打开打印机列表,然后选择打印的文件项.

2设置完后单击打印按钮,此时会弹出保存对话框,输入文件名后保存,即可生成一个后缀名为prn的打印机文件,这样就可以在有打印机的计算机上将它打印出来了.

Q 如何一次打印多个文档

启动word后,执行打开命令,找到包含要打印文档的文件夹,打开它,选择要打印的多个文件,然后单击左下角的工具按钮,选择打印命令.

Q 为邮件合并自动检测错误

在邮件选项卡>预览结果栏中,点击自动检测错误,在弹出的对话框中选择模拟合并,同时在新文档中报告错误.word就会模拟合并并报告错误.